유데미 인사이트

💌 회사에서 쓰는 이메일, 작성법이 따로 있어요…?

“안녕하세요. ○○님~”

☝ 이런 제목으로 업무용 이메일을 작성하는 분 있나요? 뭐가 잘못됐는지 바로 아시겠어요?
이메일은 별달리 정해진 양식이 없는 것 같아 조금씩 헤매게 되는 경우가 있는데요. 특히 사회 초년생 분들이라면 헷갈리는 부분이 꽤 있을 것 같아요. 그런 분들을 위해 준비했어요. 업무용 이메일 똑부러지게 쓰는 법!

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✈ 수신, 참조, 숨은 참조?

✔ 수신

수신자는 이메일을 직접 받는 사람이에요. 여러 주소를 적을 수 있지만, 너무 많은 주소를 넣으면 누가 답장해야 하는지 책임 소재가 분명하지 않게 돼요.

✔ 참조

메일을 직접 받는 이는 아니지만 내용을 공유하고 싶은 관계자를 참조에 넣어요. 보통 같은 업무를 하고 있는 동료, 사수나 부사수, 그 밖의 관계자(거래처 등)이죠.

✔ 숨은 참조

숨은 참조로 메일을 받는 수신자에게 참조자를 숨길 수 있어요. 보통 사내가 아닌 외부 거래처 등에 메일을 보내는데 같은 회사 관계자를 참조로 넣고 싶을 때 이 기능을 이용해요.

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🐴 말머리, 제목

제목에는 메일을 쓴 목적, 즉 핵심 내용을 압축해 한 줄로 담아내요. 그러면 내용 파악도 쉽지만 나중에 받은 이가 지난 업무 내용을 다시 찾아봐야 할 때 메일 기록을 검색하기도 편해져요.
프로젝트나 자사·부서 이름을 [말머리]로 달아준다면 읽는 상대방이 메일 내용을 더 빠르게 캐치할 수 있어요. 혹은 용건을 2~4 글자로 압축해서 달아주면 좋아요. [미팅요청], [일정문의]처럼요. 위 예시 이미지에서는 말머리에 소속 회사, 부서 이름을 넣어주었네요. 
제목은 말머리까지 포함해 30자를 넘지 않는 것이 좋다고 해요. 그 이상 늘어지면 내용 파악도 어렵고, 읽는 이의 관심을 끌기도 다소 힘들어요.

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💬 메일 내용

1️⃣ 상대와 자신의 소속, 이름, 직위 → 첫 문단에 작성

가장 첫 줄에 읽는 이의 신분을 밝혀주는 것이 좋아요. 본문 미리보기를 했을 때 가장 먼저 보이는 첫 줄에서 읽는 이를 밝혀주면 상대가 ‘내게 직접 보낸 메일이구나’라고 파악하기도 쉽더라고요. 다음 줄에는 인삿말과 함께 본인 소속과 이름을 알려요.

2️⃣  내 목적 밝히기 → 두괄식으로 간략히

먼저 내가 왜 메일을 썼는지 목적을 밝혀요. 두괄식으로 쓰면 읽는 이가 목적을 한 번에 파악할 수 있어요. 본문에는 되도록 한 가지 메시지만 담도록 해 주세요. 정해진 규칙은 없지만, 분량은 2~4 문장 정도로 작성하는 것이 눈에 잘 들어오고 늘어지지 않아 내용을 파악하기 좋아요.

3️⃣ 상대에게 행동 요청 → 진행이 수월하도록

이후 상대가 취해야 할 행동이 있다면 요청하세요. 읽는 이가 내용을 바로 파악하고 필요한 행동을 바로 취할 수 있도록 명료히 쓰되, 1안을 내놓고 상대가 이에 맞추지 못할 경우를 예상해서 선택지까지 제시하면 서로 2차 조정을 위해 시간을 쓰지 않아도 돼요.

4️⃣ 첨부파일 → 바로 알아보기 쉽게

본문에 어떤 파일을 첨부했는지 간략히 안내하면 파일이 누락됐을 때 상대가 바로 파악할 수 있어요. 첨부파일명을 쓸 때는 규칙을 만들어두고 매번 같은 식으로 쓰는 것이 좋아요. 위 예시 이미지에서는 ‘작성일자_프로젝트명_내용요약’으로 첨부파일명을 구성했어요.

5️⃣ 맺음말 → 감사를 표하는 인사

보통 ‘감사합니다’ ‘고맙습니다’ 같은 인사로 끝마치는데요. 상대방의 노고에 감사를 전하는 부분이라 긍정적인 느낌으로 다가오죠. ‘수고하세요’ ‘고생하세요’ 라는 표현은 상대에게 자칫 불쾌감을 줄 수 있어 바람직하지 않아요. 윗사람에게는 쓰지 않는 표현이기도 하고요.

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🙅‍♀️ 다른 주의할 점

분노의 타자를 치고 싶을 때도 과한 표현은 참자 (출처: giphy)

✔ 감정을 드러내지 않는다

”일정이 예상보다 늦어져 너무 답답합니다” “생각과 다른 업무 진행으로 당황스럽습니다”…업무 중 얼굴 붉힐 일이 발생했다고 해도, 감정을 메일 안 텍스트로 남기지는 말자고요. 대면이나 통화보다 표정과 말투가 읽히지 않아 오해가 생길지도 몰라요.

✔ 경어는 어법에 맞게 쓴다

’백화점 높임말’ 이라고 하죠? ‘결정할 건이 있으시다’ 같이 사람이 아닌 것을 높이는 경어는 적절하지 않아요. 이때는 ‘결정하실 건이 있다’와 같이 상대를 높여줘야 맞는 표현이에요. 

✔ 맞춤법과 오타를 확인한다

메일을 보내기 전, 마지막으로 기본적인 맞춤법과 오타를 체크해요. 사소한 부분이지만, 맞춤법을 틀리거나 오타가 많다면 여러분을 향한 상대의 신뢰가 떨어질 수도 있어요!

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✅ 체크리스트

이메일 발송 전, 다시 한 번 확인해야 할 항목을 체크리스트로 정리해 보았어요. 반드시 여기 맞출 필요는 없지만, 아직 업무 이메일 작성에 익숙해지지 않았다면 다 쓰고 한 번쯤 확인해 보세요.

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어찌보면 사소한 부분처럼 느낄 수도 있지만, 업무 이메일을 똑부러지게 쓰면 업무를 진행하며 불필요한 오해나 과정을 줄일 수 있어요. 상대방에게 믿음직스러운 인상을 줄 수 있는 것은 물론이에요. 하지만 이메일을 쓰다 보면 의도치 않더라도 상대를 오해하게 만드는 표현을 쓸 때가 있어요. 그런 사소한 오해가 쌓여서 업무 진행에 차질이 생기기도 하죠. "난 그런 뜻으로 말한 거 아닌데?" 💢

오해를 원천 봉쇄하고, 업무 목적을 확실하고 명쾌하게 전달하는 방법! 아래 강의가 딱 알려드려요. 👇👇

✨ 유데미 베스트셀러! 조직에서 진짜 효과보는 이메일 작성법

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